Comprendre et négocier son contrat d’exploitation de chauffage

Au sein d’une copropriété lorsque que le chauffage et la production d’eau chaude sont centralisés (ou assurés collectivement), il est indispensable que le syndicat des copropriétaires souscrive un « contrat d’exploitation de chauffage » afin d’assurer le maintien en fonctionnement de ces installations collectives.

Ce contrat est négocié auprès de spécialistes que sont les chauffagistes. Il comporte différentes clauses aussi variées que complexes qui rendent sa lecture malaisée et difficile, parfois même difficilement compréhensible pour le néophyte, fut-il de bonne volonté. Ces pages sont destinées à faciliter cette compréhension.

1 - Qui négocie puis assure le suivi du « contrat d’exploitation de chauffage » ? 

Chacun des acteurs de la copropriété détient un rôle particulier

• le Syndic de copropriété :

Qu’il soit professionnel ou nom, il a la charge de proposer aux autres acteurs de la copropriété les prestataires mis en concurrence pour assurer ce service. De plus, responsable de la conservation et de l’entretien de l’immeuble, il devra contrôler l’exécution du contrat d’exploitation une fois celui-ci signé, et en informer régulièrement la copropriété.

• le Conseil syndical :

Instance de relais entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, il devra analyser et débattre avec le syndic le contenu des contrats en concurrence ; une fois le contrat signé il devra communiquer aux copropriétaires les informations afférentes qui lui sont transmises par le syndic, et relayer auprès du syndic les attentes des copropriétaires ( niveau de température, problèmes divers observés dans l’installation.…)

• le Syndicat des copropriétaires :

Bien qu’il n’ait pas de rôle direct dans la négociation, rappelons que c’est lui qui devra choisir le contrat lors de l’Assemblée générale en votant . Il a donc intérêt à s’informer précisément puis à suivre l’exécution du contrat en vue du renouvellement voire de la renégociation de certaines clauses de celui-ci.

2 - Comment choisir le contenu du contrat ?

Les prestataires proposent des projets de contrats susceptibles de renfermer quatre types de clauses :

• P1 - Clause de fourniture d’énergie (ou de combustible)

C’est sans doute la plus compréhensible pour le copropriétaire.

Elle présente l’avantage de dégager la copropriété de la question de la fourniture d’énergie en se reposant sur le prestataire. Néanmoins la copropriété aura toujours intérêt à négocier directement avec le fournisseur d’énergie sur la base d’un contrat qu’il faudra suivre et faire évoluer en fonction de la situation du marché (tarifs régulés ou tarifs dérégulés)

- P2 - Clause de maintenance et de petit entretien des installations

C’est la clause de base de tout contrat d’exploitation de chauffage. Elle permet à la copropriété d’assurer le bon fonctionnement des installations (chauffage et fourniture d’eau chaude sanitaire). Son prix est toujours forfaitaire mais son contenu peut être très variable. Plusieurs points paraissent pourtant essentiels et devraient être exigés par les négociateurs du contrat :

• • la durée du contrat

D ‘après l’article L241-3 du code de l’énergie, la durée règlementaire maximale d’un contrat de d’exploitation est de

❖ 5 ans pour un contrat d’entretien et de maintenance P2,

❖ de 8 ans si le contrat intègre la fourniture d’énergie (P1+P2),

❖ enfin de 16 ans si le contrat inclut une clause de garantie totale de tout ou partie du matériel (P2+P3)

Toutefois on préfèrera un contrat de courte durée avec éventuellement une période de mise à l’essai .

Enfin la plupart des contrats intègrent une clause de reconduction automatique pour une durée identique. Cette clause ne dispense en rien le prestataire d’informer par courrier la copropriété de la possibilité pour elle de ne pas reconduire le contrat. En l’absence d’un tel courrier la loi Chatel du 3Janvier 2008 (http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000017785995) autorise la résiliation du contrat à tout moment et sans préavis à partir de la date de reconduction. Dans ce cas les avances effectuées après la dernière date de reconduction devront être remboursées dans un délai de trente jours à compter de la date de résiliation, déduction faite des sommes correspondant à la période d'exécution effective du contrat.

• • la fréquence des visites dues par le chauffagiste

• • la révision du prix forfaitaire

Le contrat devra indiquer les modalités de réévaluation annuelle du coût forfaitaire de la prestation.

• • les conditions de température

Il est préconisé de fixer dans le contrat la température minimale des logements (par exemple 19° si l’on suit les consignes du code de la construction et de l’habitation -art. R131-20 - de ce code) ainsi que celle souhaitée pour le ralenti de nuit avec détermination de la plage horaire concernée. Ces niveaux seront néanmoins adaptés pour tenir compte des besoins de tous les copropriétaires (exposition de certains logements, configuration des lieux, exigences des résidents…)

La température souhaitée de l’eau chaude en sortie de l’équipement collectif sera fixée elle aussi

• • les pénalités

Nombre de contrats d’exploitation stipulent des pénalités à l’encontre de la copropriété notamment dans le cas où surviendraient des retards dans le paiement de la redevance. Dans ce cas il est légitime de prévoir aussi des pénalités à l’encontre du chauffagiste par exemple en cas de pannes répétitives (tolérance de 3 par an), défaut de renseignement du carnet d’entretien, ou retard dans les délais d’intervention suite à une panne

• • le respect de la règlementation

Le contrat devra également mentionner l’obligation incombant au prestataire d’informer la copropriété de toutes les évolutions réglementaires en la matière, et rappeler que celui-ci doit effectuer un contrôle de combustion tous les trois mois et à chaque remise en route du chauffage.

• • les opérations de maintenance couvertes par le contrat ainsi que la périodicité de chacune

• • la tenue du carnet de chaufferie (dit aussi carnet d’entretien).

Elle incombe au technicien désigné pour exécuter le contrat. Il devra consigner sur ce carnet les dates de chacun de ses passages ainsi que le détail des opérations exécutées. La lecture des informations contenues dans ce carnet donne une bonne idée de la qualité des prestations accomplies.

• • l’énumération précise des prestations couvertes par le forfait

A contrario, la liste des prestations extérieures au forfait susceptibles d’intervenir doit également figurer au contrat avec mention de l’établissement d’un devis pour chacune d’elles, et exécution des travaux après acceptation du devis.

• • les dépannages

Le contrat devra indiquer

• • un numéro de contact direct pour informer le chauffagiste,

  • les délais d’intervention,

  • les délais de remplacement des gros équipements

  • les modalités de facturation de la main-d’oeuvre et des frais de déplacement (normalement inclus dans le forfait mais à préciser)

• P3 - Clause de garantie totale et de renouvellement des matériels (ou « garantie totale »)

C’est la clause qui permet le remplacement des matériels vétustes et couvre les « dommages d’usure ». L’objectif pour la copropriété est de s’assurer ainsi du maintien en fonctionnement des installations.

Cette clause dont le prix est fixé forfaitairement permet à la copropriété de n’avoir pas à acquitter de supplément en cas d’intervention lourde à condition toutefois que la réparation ne consiste pas en une amélioration du système de chauffage.

La liste des pièces prévues au contrat devra être précisément établie.

Cette clause a l’intérêt d’éviter de grosses dépenses imprévues et de lisser sur plusieurs années les coûts de renouvellement des gros équipements. Mais le suivi de son exécution devra être assuré minutieusement au risque, en cas de négligence ou de laxisme, de faire perdre à la copropriété d’importantes sommes d’argent.

On retiendra :

• • qu’il est judicieux de se faire assister d’un bureau d’étude pour négocier cette clause

  • que l’adoption de cette clause est de peu d’intérêt pour les copropriétés de moins de 50 lots

  • que la constitution de provisions sur le « fonds travaux » constitue une alternative intéressante et moins risquée.

• P4 - La clause de financement de gros travaux de rénovation

Destinée à financer des travaux d’importance tels la mise en conformité d’installations ou la rénovation complète de la chaufferie.

Cette clause est peu proposée. Son montant est forfaitaire. Comme la clause P3, elle permet de réduire les investissements lorsque s’imposent des travaux de rénovation. Toutefois elle est onéreuse et exige d’être négociée par des spécialistes (Bureau d’étude).

La souscription d’un prêt collectif en direct avec une banque est une alternative intéressante, préférable, et moins risquée.

Cet article a été rédigé à partir des informations communiquées par l’UNARC

et du Guide pratique établi par l’ADEME sur la question